Cara Mengarkibkan E-mel di Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Semakin banyak anda menggunakan peti mel Microsoft Outlook anda, semakin banyak peti mel anda berkembang. Sekiranya anda memikirkannya, ia serupa dengan bagaimana kertas cenderung menumpuk di meja anda. Tetapi apa yang dapat anda lakukan apabila timbunan menjadi sangat besar sehingga perlu ditangani? Oleh itu, dalam kehidupan sebenar, anda boleh meluangkan masa untuk menyusun setiap dokumen dan menyimpan kertas yang penting sambil membuang dokumen yang kurang penting. Nasib baik, anda boleh mencipta semula proses yang sama di Outlook.

Tanpa pengecualian, setiap versi Outlook menyokong Pengarkiban. Lebih-lebih lagi, anda mempunyai banyak pilihan untuk mengarkibkan item anda di Outlook. Cara yang paling mudah adalah menggunakan AutoArchive untuk menangani mesej, janji temu dan tugas yang lebih lama. Cara lain untuk melakukannya adalah dengan menggunakan pengarkiban manual untuk memindahkan mesej ke folder tertentu. Tetapi cara terpantas adalah menggunakan Arkib butang yang terletak di Fail Menu.

Perlu diingat bahawa Outlook menyimpan folder lalai untuk tujuan pengarkiban yang tidak dapat dihapus. Mengarkibkan e-mel anda akan membantu anda menjaga kebersihan, menjadikan anda lebih mudah mencari e-mel lama sambil memastikan peti masuk anda tidak kemas.

Di bawah ini anda mempunyai satu siri panduan yang akan memandu anda melalui pengarkiban item di Outlook dengan segala cara yang mungkin. Mari kita mulakan!

Kaedah 1: Mengarkibkan mesej secara manual dengan satu tindakan

Kaedah ini adalah cara terpantas untuk memindahkan satu atau lebih mesej ke folder Arkib. Fail yang diarkibkan ini akan tetap dapat diakses melalui kotak carian atau dengan menavigasi ke Arkib folder. Item yang diarkibkan juga dapat dilihat pada peranti mudah alih dengan mengunjungi Arkib folder. Berikut adalah panduan ringkas mengarkibkan item secara manual di Outlook 2016:

1. Buka Outlook dan pilih satu atau lebih mesej di Peti Masuk atau folder lain.
2. Klik Arkib ikon di dalam Padam kumpulan. Ikon arkib hanya dapat dilihat di dalam pita pada Outlook 2016.
   Catatan: Anda juga boleh menekan Kekunci ruang belakang untuk mencapai hasil yang sama.
3. Anda seharusnya dapat mencari mesej anda di dalam arkib folder.
   Catatan: Folder Arkib dibuat secara automatik walaupun anda tidak pernah menggunakannya sebelumnya. Sekiranya anda tidak dapat melihat folder Arkib, pergi ke Fail> Akaun Pejabat> Pilihan Kemas kini dan klik pada Mengemas kini sekarang .

Kaedah 2: Menggunakan AutoArchive Feature

Outlook mempunyai ciri automatik yang mampu mengarkibkan item yang disebut AutoArchive. Fungsi ini dapat diprogramkan untuk mengarkibkan item secara berkala. Semua versi Outlook mempunyai sokongan untuk mengarkibkan. Perbezaannya ialah, AutoArchive dimatikan secara lalai di Outlook 2010 dan yang lebih baru.

Selepas Arkib Auto diaktifkan, pengguna dapat menetapkan sifat untuk setiap folder yang ingin diarkibkan. Perlu diingat bahawa semasa anda mengarkibkan e-mel, ia akan dipindahkan ke fail PST lain dan tidak akan tersedia lagi di fail PST utama. Berikut adalah panduan ringkas untuk mengaktifkan dan menggunakan AutoArchive:

Cara Mengaktifkan dan Mengkonfigurasi AutoArchive

1. Untuk menoleh Arkib Auto hidup, navigasi ke Fail> Pilihan . Sebaik sahaja anda berada di dalam Outlook Tetapan , klik Mahir tab untuk membawanya ke hadapan, kemudian klik Tetapan Arkib Auto .
   Catatan: Di Outlook 2007 dan yang lebih lama, anda boleh menemui Arkib Auto tetapan di Alat> Pilihan> Lain-lain .
2. Sekiranya semuanya berwarna kelabu, anda perlu menandakan kotak di sebelahnya Jalankan AutoArchive untuk membolehkan Arkib Auto.
   
3. Sekarang masanya untuk mengkonfigurasi bagaimana AutoArchive akan bertindak. Mulakan dengan memilih kekerapan anda mahu Auto Archive dijalankan. Lalai adalah 14 hari, tetapi jika anda ingin memastikannya tetap bersih, tetapkan di antara 2 dan 6.
   
4. Sekiranya anda ingin diberitahu sebelum AutoArchive bermula, tandakan kotak di sebelah Prompt sebelum AutoArchive dijalankan . Sebaiknya hidupkan pilihan ini kerana pengarkiban automatik berpotensi mengganggu kerja anda.
   
5. Untuk mengelakkan mengisi arkib anda dengan e-mel yang tidak diperlukan, adalah baik untuk meninggalkan Padamkan e-mel yang sudah tamat ditandakan . Sekiranya anda melumpuhkan Arkibkan atau Padam item lama, hanya mesej yang telah tamat tempoh akan dipadamkan sepenuhnya.
   
6. Sekiranya anda mahu folder arkib anda kelihatan di dalam Outlook, anda perlu mengaktifkannya Tunjukkan folder arkib dalam senarai folder.
   
7. Sekarang tetapkan tetapan folder lalai untuk pengarkiban.
8. Seterusnya, aktifkan togol di sebelah Pindahkan barang lama ke dan klik Semak imbas untuk menetapkan jalan ke mana anda mahu item anda diarkibkan. Pukul Okey untuk mengesahkan tetapan anda.
   

Setelah anda mengaktifkan dan mengkonfigurasi AutoArchive, secara automatik ia akan melaksanakan tugasnya pada waktunya. Anda boleh mengesahkan bahawa ia berfungsi dengan memeriksa sama ada Arkib folder sedang diisi.

Mengkonfigurasi sifat AutoArchive untuk folder individu

Setelah selesai mengkonfigurasi ciri AutoArchive, anda boleh menambahkan lapisan kawalan tambahan dengan menetapkan sifat khusus untuk setiap folder anda. Amalan biasa untuk folder seperti Item yang Dihapuskan atau Spam untuk menggunakan sifat AutoArchive yang berbeza daripada folder e-mel utama anda.
Catatan: Sekiranya anda tidak menetapkan tetapan AutoArchive individu untuk folder, secara automatik ia akan menggunakan tetapan AutoArchive global yang dikonfigurasi di atas.

Berikut adalah panduan ringkas untuk menetapkan sifat AutoArchive individu ke folder:

1. Klik kanan pada folder yang ingin anda rawat dan pilih Hartanah.
   
2. Klik Arkib Auto tab untuk membawanya ke hadapan. Di sini anda mempunyai pilihan tetapan yang akan berlaku hanya untuk folder ini.
   
3. Anda boleh mematikan AutoArchive untuk folder ini dengan mengklik Jangan arkibkan item dalam folder ini .
   
4. Untuk mengatasi tetapan AutoArchive global, klik Arkibkan folder ini menggunakan tetapan ini dan buat pengubahsuaian anda di bawah. Klik Memohon untuk mengesahkan tetapan anda.
   Catatan: Perlu diingat bahawa tetapan ini tidak akan berlaku untuk subfolder dari folder tertentu ini. Anda perlu mengubah setiap satu.

Kaedah 3: Mengarkibkan e-mel secara manual menggunakan Alat Pembersih

Sekiranya anda bukan peminat automatik, ada penyelesaian jalan tengah yang membolehkan anda mengarkibkan secara pukal dengan lebih banyak kawalan. Dengan kaedah ini, anda boleh mengarkibkan keseluruhan folder bersama dengan subfoldernya. Sekiranya anda tidak mahu menunggu AutoArchive bermula, anda boleh melakukannya sendiri dan memilih di mana anda mahu menyimpannya. Inilah yang perlu anda lakukan:

1. Klik Fail tab, kemudian pergi ke Maklumat dan kembangkan menu lungsur turun dari Alatan Pembersihan. Pilih Arkib dari menu lungsur turun.
   
2. Pilih Arkibkan folder ini dan semua subfolder dan klik pada folder yang ingin anda arkibkan.
   
3. Sekiranya anda mahu keseluruhan data Outlook anda diarkibkan, klik alamat e-mel anda di bahagian atas senarai.
   
4. Gunakan menu lungsur di sebelah Arkib item yang lebih tua daripada untuk memilih tarikh terkini bagi item yang akan diarkibkan. Semua item yang lebih tua dari tarikh yang anda tetapkan dalam menu ini akan diarkibkan.
   
5. Anda boleh mengarkibkan item yang sebelumnya dikecualikan dari pengarkiban automatik dengan mencentang kotak di sebelahnya Sertakan item dengan AutoArchive .
   
6. Menggunakan Semak imbas butang untuk menetapkan jalan ke tempat yang anda mahu agar arkib PST anda disimpan. Klik Okey untuk memulakan proses.
   

Anda akan segera menyedari bahawa beberapa e-mel akan dipindahkan dari folder lalai anda ke fail pst yang diarkibkan.
Catatan: Fail yang diarkibkan harus dapat diakses di Outlook sebagai folder. Sekiranya atas sebab tertentu, perkara itu tidak berlaku Fail dan klik Buka & Eksport . Kemudian, klik pada Buka fail Data Outlook , arahkan ke lokasi arkib anda dan tekan okey .